09 Sep 2016 Un dossier sans papier, possible chez un avocat ?

Quand on parle dossier d’avocat on imagine souvent (à tort ou à raison) un dossier papier volumineux, plusieurs tomes de dossiers à sangle, cartonnés.

Chez Nouveau Monde Avocats comment ça se passe ? Les dossiers sont informatisés à 100 % depuis plusieurs années.  La base du dossier n’est pas le papier mais l’informatique, d’ailleurs la plupart du temps nous n’ouvrons plus de dossier papier ou alors ils sont très minces !

De quoi parle-t-on concrètement ?

• La plupart de nos échanges avec les tiers, les clients, sont dématérialisés.
• Les télécopies (dans le domaine du droit les administrations et des confrères fonctionnent encore avec le fax) sont dématérialisées.
• Le peu de courrier papier que nous recevons encore est scanné puis souvent détruit (nous broyons pour préserver la sécurité des données confiées).
• Les éléments des dossiers sont tous dématérialisés. Enfin presque parce qu’en matière de propriété intellectuelle on ne scanne « pas encore » les objets de nos clients, un jour qui sait ?

Tous ces éléments scannés sont enregistrés dans notre logiciel, classés de façon homogène permettant à chacun de s’y retrouver en quelques secondes.

Les avantages de ce système ?

• L’avantage premier est la mobilité ! Nous pouvons travailler de la maison, d’un espace de coworking, de chez les clients… tous les dossiers sont accessibles en quelques clics !
• Un gain de temps : pas besoin d’imprimer, de classer…
• Un gain financier : nous avons des coûts de reprographie très réduits, nous avons surtout besoin d’un bon scan. Et lorsque le volume à scanner est trop important ? nous confions les travaux à un tiers (lui aussi soumis au secret et à la confidentialité).
• Le stockage : nous avons besoin de très peu de places pour nos dossiers. Par ricochet l’archivage est aussi nettement simplifié.
• La sécurité : imaginez un jour un sinistre dans nos locaux (on va toucher du bois) –> les dossiers seraient alors préservés ! D’autant que niveau sauvegarde de serveur (où tout est stocké) nous avons joué la sécurité avec une sauvegarde triple dont 2 en externe (en France).

Nous sommes sensibles à la question de l’environnement. Cette réduction du volume de papier nous semble aller dans le bon sens.
Cette façon de travailler comporte donc beaucoup d’avantages à nos yeux !